购买指南:如何选择数字档案管理系统

导读:本文适用于希望实时编辑和修订公司文档的企业主。 纸质存储的日子已经一去不复返了,因为好的数字文档管理系统对于高效率企业是必不可少的。但是在选择文档管理系统时应该从哪...

本文适用于希望实时编辑和修订公司文档的企业主。

纸质存储的日子已经一去不复返了,因为好的数字文档管理系统对于高效率企业是必不可少的。但是在选择文档管理系统时应该从哪里开始呢?毕竟,有许多不同的供应商。本指南将帮助您了解文档管理系统的基础知识,并提供购买建议。

什么是数字档案管理系统?

数字档案管理系统本质上是电子文件柜,您的公司可以将其用作组织所有数字和纸质文档的工具。所有文件的硬拷贝都可以通过扫描上传到文档管理系统中。通常,文档管理系统允许用户输入可用于组织所有存储文件的元数据和标签。

大多数数字档案管理系统都有一个内置的搜索引擎,即使是最广泛的文档库,用户也可以快速浏览以访问适当的文件。存储敏感文件?不用担心——大多系统都有权限设置,确保只有权限人员才能访问特定信息。选择正确的档案管理系统首先要准确评估组织的需求。需要本地解决方案还是基于云的解决方案。每种类型的系统都提供相同的功能,但在执行维护和存储数据的方式上存在几个关键差异。

数字档案管理系统的类型

在选择文档管理系统时我们可以在本地软件和基于云的软件之间进行选择。怎么判断应该选择哪个?

》本地文档管理系统

本地文档管理解决方案要求使用自己的服务器和存储,这意味着企业需要自己进行维护的同时还要考虑数据安全,因此需要备份所有数据。由于其更高的技术要求,此选项通常对拥有专用 IT 资源的大型公司有意义,但它也使企业可以直接控制系统。

优点:

本地文档管理系统的最大好处是企业始终可以控制系统,并且不会依赖其他任何人来保持它的正常运行。也不会依赖互联网。如果在线连接中断,仍然可以访问所有文档。

缺点:

不利之处在于大量的前期成本,以及每年额外的软件更新费用。此外,需要确保有一个备份系统,确保数据不会丢失。另一个可能的负面因素是,并非所有本地文档管理系统都都很好的兼容性,许多只与一个或另一个兼容。

》基于云的文档管理系统

基于云的文档管理软件由您的系统供应商托管,您的团队可以在线访问。通常需要按月或按年付费,其中包括所有维护和软件更新。根据您选择的系统和您需要的功能,基于云的平台的定价可能从每位用户每月几美元到超过 100 美元不等。

优点:

最大的好处是您不需要内部 IT 团队来安装软件并维护其运行,并且没有任何显着的前期成本。 您还可以通过互联网连接从任何地方访问系统,并且您无需备份文件,因为它们会自动保存在云中。

缺点:

如果您的供应商的数据中心出现问题,可能会阻止您访问您的文件,直到问题得到解决。 此外,如果互联网连接失败,将无法访问文件。云解决方案通常也有存储限制。

 

数字档案管理系统功能

这些是一些最重要的文档管理系统功能。

文档存储:

文档管理系统最基本和最关键的功能是能够以易于搜索的方式安全地存储公司的文档/文件。

关键字搜索:

完善的文档管理系统具有广泛的关键字搜索选项,因此您可以轻松访问基于特定关键词的任何文档。一些系统包括数据和标签,可以更简单地调用文档或文档组。例如,将所有发票标记为"发票"可以通过简单的搜索轻松查看所有此类文档。

对某些文档的许可访问:

通过创建分层权限,您可以为某些员工提供对特定文档的访问权限,并禁止其他人查看或编辑它们。

文档访问监控工具

这些工具允许您监控公司中的哪些人正在访问哪些文档。对于小企业主来说,这是一项必不可少的安全功能,可确保他们的机密文件保持私密性。

文档编辑历史和恢复:

文档管理系统应该具有编辑历史文件和恢复选项,以便您可以查看谁编辑了文档。版本控制允许您调用已修订的文档的旧版本,并准确查看哪些用户在何时进行了哪些更改。

自动删除过期文档:

文档管理系统带有用于自动保存和删除的法规控制,以释放存储空间。

移动设备访问:

您应该能够通过移动设备访问公司文档。移动文档管理功能通常包括查看、编辑和共享文档。

使用数字档案管理系统的好处

总体而言,文档管理易于实施,让企业主更有效更轻松地经营业务

节省时间:

通过使用文档管理系统,可以将以前花费在组织和管理文档上的时间用于业务的更关键部分。

安全性:

网络安全比以往任何时候都更加重要。通过在加密云或安全的本地服务器中备份您的文档,您可以保护重要和敏感的公司信息和合同。

扩展:

随着业务增长,文档管理存储和功能也可以扩展。文档管理软件的主要好处之一是它能够扩大和缩小规模以满足公司不断变化的需求。

协作:

团队合作是任何成功企业的支柱。文档管理软件可以通过允许多人同时处理同一个文件、跟踪谁进行了哪些更改以及保留对旧版本文档的访问权限来提高工作场所的协作效率。

如果企业希望减少纸质文件、组织与业务相关的内容并促进高效的文档协作,那么文档管理系统对您的公司来说是一项值得考虑的项目。 在购买文档管理系统之前,可以评估考察各种供应商并获得演示来进行对比,为了让您的企业保持领先,请考虑 toolkitx

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